Hopp til hovedinnholdet

Informasjon på et evakuerte- og pårørendesenter

HERO Formidling av informasjon

Kommunikasjon i kriser handler om å formidle viktig og presis informasjon effektivt, under stort tidspress. Informasjonen koordineres med samarbeidspartnere slik at budskapet fremstår helhetlig.

De rammede trenger informasjon om:

  • Hendelsen, forløp, hva som gjøres for å håndtere situasjonen
  • Praktiske forhold (f.eks. hva som skjer i EPS)
  • Egne tanker, reaksjoner, atferd på kort og lang sikt
  • Hva som kan bidra til mestring

Ansvarsfordeling og informasjon

Fra politiet:

  • Informasjon om selve hendelsen
  • Personopplysninger
  • Status på rammede (omkomne, skadde, evakuerte, savnede)
  • Annen informasjon som ikke er offentlig
  • Informasjon det er viktig å formidle til de berørte, for eksempel før den når mediene.

Kommunen (EPS-leder fra kommunen, kriseteamet):

  • Informasjon om praktiske forhold (mat, drikke, annen fysisk ivaretakelse, osv.)
  • Helsefaglig informasjon

Oppover i linjen

Det er vanlig å opprette KO (kommandoplass) hvor lederne samles. Informasjon fra kriseteam til kommunens kriseledelse og politi går gjennom KO og leder for evakuerte- og pårørendesenter (EPS). Dette forenkler kommunikasjons- og informasjonsflyt.

Internt i EPS

  • Kriseteamets medlemmer rapporterer til sin leder som er i tett dialog med leder for EPS.
  • Leder for kriseteam må opprette en møtestruktur for sine medlemmer, for å formidle informasjon fra KO. Selv om det er stort arbeidspress, vil prioritering av korte og jevnlige møter skape oversikt og forenkle planlegging og samarbeid.

Evakuerte og pårørende

Nyttige tips til informasjonsmøter:

  • Hvem skal gi informasjon – politi, leder EPS, leder av kriseteam? Ha formøter og koordiner hva som skal formidles.
  • Vent til alle er oppmerksomme, snakk høyt og tydelig, bruk eventuelt mikrofon slik at alle hører.
  • Presenter dere, hva dere gjør, hva EPS er og hva som skjer der. Husk at EPS er et frivillig tilbud.
  • Lag forutsigbare møtetidspunkter og struktur, hold avtalte møter selv om det ikke er noe nytt å formidle.
  • Godta kaos, usikkerhet og at det er vanskelig å vente.
  • Spørsmål om enkeltpersoner skal ikke besvares på informasjonsmøter.

Informasjon om helse:

  • Før du gir helsefaglig informasjon, vurder hva rammede klarer å ta imot der og da og hva som er relevant.
  • Vurder om det er hensiktsmessig å gi informasjon til alle, eller om det er bedre å formidle i mindre grupper.

Følgende tips kan gjøre «ventetiden» mindre krevende:

  • Tips til hvordan rammede kan roe seg ned.
  • Forslag til hvordan rammede kan lede oppmerksomheten over på noe annet, for å få et pusterom.
  • Oppfordre til å ta vare på hverandre.
  • Råd om mobilbruk, sosiale medier og internett.

Informasjon

Et av formålene med å gi informasjon er å skape trygghet og struktur for de rammede.

  • Reduser uro ved å gi enkel og tydelig informasjon om det som skjer.
  • Formidle omsorg og skap mest mulig trygghet.
  • Like etter en hendelse kommer nye opplysninger kontinuerlig. Rammede må få oppdatert informasjon så raskt som mulig.
  • Informasjonen må være bekreftet slik at den er korrekt og pålitelig.
  • Informasjonsmøter like etter hendelsen bør holdes regelmessig og hyppig, for eksempel hver halvtime.
  • Når nye opplysninger kommer sjeldnere, kan hyppigheten reduseres, for eksempel hver time.
  • Lenger ut i hendelsesforløpet kan møter holdes ved behov.
  • Det er viktig at også intet nytt formidles og at avtalt struktur på informasjonsmøtene opprettholdes.
  • I forkant av informasjonsmøtene bør det være en kort planlegging. Rammer skaper trygghet og forutsigbarhet.
  • Personlige spørsmål bør ikke besvares i informasjonsmøter.